워드 목차 만들기는 본문 제목에 제목 스타일을 적용한 뒤 자동 목차를 넣으면 된다. 제목처럼 보이도록 글자를 크게 하거나 굵게 바꾸는 작업만으로는 자동 목차에 들어갈 제목 구조가 만들어지지 않는다. 본문 구조를 먼저 정리하면 문서를 고친 뒤 목차도 업데이트할 수 있다.
이 글은 Windows용 데스크톱 Word의 기본 자동 목차를 기준으로 설명한다. 버전과 언어 설정에 따라 표시 문구가 다를 수 있다. 아래 보고서 제목은 절차 설명을 위한 가상 예시이며 특정 회사의 양식을 재현한 것은 아니다.
워드 목차 만들기 전에 제목 스타일 적용하기
가상 보고서의 큰 제목을 ‘준비’, ‘진행’, ‘결과’로 정하고, ‘진행’ 아래에는 ‘자료 수집’과 ‘검토’를 둔다. 큰 제목에는 제목 1, 그 아래 단계에는 제목 2 스타일을 적용한다. 문서 맨 앞에 쓰는 보고서 이름과 본문 장 제목은 역할이 다르므로 같은 모양이라는 이유로 한꺼번에 처리하지 않는다.
- 본문에서 ‘준비’가 있는 문단을 선택한다.
- 홈 탭의 스타일에서 제목 1을 적용한다.
- ‘진행’과 ‘결과’에도 제목 1을 적용한다.
- ‘자료 수집’과 ‘검토’에는 제목 2를 적용한다.
- 본문 설명 문단까지 제목 스타일이 들어가지 않았는지 확인한다.
제목의 색과 크기가 마음에 들지 않는다면 제목 스타일의 서식을 조정한다. 목차를 만들기 위해 본문 글자를 하나씩 손으로 다시 꾸미는 방식은 구조와 모양을 함께 관리하기 어렵게 만든다. 문서 이름에 적용하는 ‘제목’ 스타일과 ‘제목 1’도 구분한다.
워드 목차 만들기: 자동 목차 삽입과 구조 확인
목차를 놓을 위치에 커서를 둔다. 참조 탭에서 목차를 열고 자동 목차를 선택한다. 자동 목차는 본문의 제목 구조를 바탕으로 항목과 페이지 번호를 만든다. 수동 목차를 골라 빈 항목을 직접 입력하면 같은 방식의 자동 업데이트를 기대할 수 없다.
삽입 후에는 목차가 생겼는지만 보지 않고 아래 구조를 대조한다.
| 가상 본문의 문단 | 적용할 스타일 | 목차에서 확인할 것 |
|---|---|---|
| 준비·진행·결과 | 제목 1 | 같은 단계로 표시되는지 |
| 자료 수집·검토 | 제목 2 | 진행 아래 하위 단계인지 |
| 일반 설명 문장 | 기본 본문 스타일 | 목차에 들어가지 않는지 |
하위 제목이 안 보인다면 먼저 본문에 실제로 제목 2가 적용됐는지 확인한다. 사용자 지정 목차를 사용 중이라면 표시할 수준 설정도 확인한다. 목차 안의 문구를 손으로 고치는 것으로 끝내면 다음 업데이트 때 본문 제목이 다시 반영될 수 있다.
페이지 번호만 업데이트와 전체 업데이트의 차이
본문을 수정한 뒤에는 참조 탭의 목차 업데이트를 사용한다. 표시되는 선택지에서 페이지 번호만 업데이트할지, 목차 전체를 업데이트할지 구분한다. 새 장을 넣거나 제목 이름을 바꿨다면 전체 업데이트를 선택해야 한다.
| 본문에서 바꾼 내용 | 선택할 업데이트 | 확인할 결과 |
|---|---|---|
| 설명 문장 추가로 쪽수만 이동 | 페이지 번호만 | 기존 항목의 쪽수 변경 |
| 검토를 최종 검토로 변경 | 목차 전체 | 새 제목 문구 반영 |
| 후속 작업이라는 새 장 추가 | 목차 전체 | 새 항목 추가 |
| 제목 2를 제목 1로 변경 | 목차 전체 | 항목 단계 변경 |
예를 들어 가상 보고서 끝에 ‘후속 작업’ 문단을 추가하고 제목 1을 적용한 경우, 페이지 번호만 업데이트해서는 새 제목이 목차에 추가되지 않는다. 전체 업데이트 후에 항목이 생겼는지 다시 확인한다. 업데이트 버튼을 눌렀다는 사실보다 바꾼 내용이 실제 반영됐는지가 기준이다.
특정 제목만 빠지거나 본문이 목차에 들어갈 때
제목이 빠지면 해당 본문 문단에 커서를 두고 스타일을 확인한다. 굵은 글자나 큰 글씨만 적용돼 있다면 필요한 제목 스타일을 적용하고 목차 전체를 업데이트한다. 반대로 긴 설명이 목차에 들어왔다면 그 설명 문단에 제목 스타일이 잘못 적용됐을 수 있다.
제목과 설명이 하나의 문단 안에 들어 있는지도 살펴본다. 제목만 따로 보이도록 줄을 바꿨더라도 문단 구조가 기대와 다르면 제목으로 인식되는 범위가 달라질 수 있다. 문단 기호를 표시해 구조를 확인하고, 제목 문단과 설명 문단을 구분한 뒤 각각 스타일을 지정한다.
목차 페이지 앞뒤에 빈 페이지가 생기는 문제는 목차 항목 누락과 원인이 다르다. 빈 문단이나 구역 나누기 확인 방법은 워드 페이지 삭제에서 따로 확인한다. 목차 문제를 고치려다 문서의 구역 설정까지 무작정 삭제하지 않는다.
워드 목차 만들기 후 저장·출력 점검
워드 목차 만들기를 마쳤다면 본문 수정, 전체 업데이트, 결과 확인 순서로 마무리한다. 목차의 첫 항목과 마지막 항목을 본문과 대조하고, 제목 문구와 단계가 맞는지 확인한다. 출력이나 PDF 변환을 할 경우에는 변환된 파일의 목차 페이지와 실제 본문 쪽수도 확인한다.
최종 점검은 ‘준비·진행·결과·후속 작업’ 같은 큰 항목이 모두 있는지, ‘자료 수집·최종 검토’가 올바른 하위 단계에 들어갔는지부터 시작한다. 쪽수만 맞고 제목이 오래된 경우에는 전체 업데이트를 다시 적용한다. 본문 제목 구조를 유지하면 이후 수정에서도 같은 확인 순서를 사용할 수 있다.